合併協議会には､附属機関としての将来構想策定委員会、名称選定小委員会のほか、実務組織として幹事会、専門部会・分科会、専門チーム及び専任体制の事務局を設けました。

合併協議会会議

平成14年10月1日の第1回会議から平成15年8月7日の第17回会議（最終は第21回）まで、旧両町村で交互 に会議を開催して、全協定項目の調整方針を確認しました。会議は全て公開で行われ､新市名称､議会議員任期、建設計画などの重要事項については､特に活発 な議論が交わされました。

新市将来構想策定委員会

両町村の住民代表､議会議員､識見者計24名で構成され、平成14年10月9日に第1回会議、タウンウォッチングを開催。11月の住民アンケート（16歳以上の全住民）では83％の回答を得て､計６回の会議を開催し､将来構想案を策定しました。

第1回合併協議会（H14.10.1東部町総合福祉センター）各報告事項のほか､調整の基本方針を決定して、実質的な合併協議がスタートする。

第1回将来構想策定委員会（H14.10.9）タウンウォッチングで東部町和の大田区休養村施設の説明を受ける。　

新市名称の公募及びその選定、絞込みを行うため､協議会委員6名をもって小委員会を開催しました。応募3,126通、1,132種類を最終的に5候補に絞 込み、合併協議会へ報告の後、16歳以上の住民アンケートを実施し（投票率約90％）、新市名称を「東御市」(とうみし)に決定しました。

第3回選定小委員会（H15.2.14）で新市名称案を５候補に絞り込む。

合併協定項目の調整方針案の作成及びそれに基づく内容決定のため5専門部会、22分科会、5専門チームにおいて原案づくりを進め、原案調整と内容決定のための幹事会は、15年末までに42回開催しました。

合併協議会事務局は、10名体制（旧東部町職員5、旧北御牧村職員3、県職員1、臨時職員1）で、東部町舞台が丘会館内に事務所を置きました。